במקביל לעבודתי עם לקוחות עסקיים, אני גם תומכת הוראה ומרצה לאוטומציה למתקדמים במכללת פרוג – אותה מכללה מצוינת שבה למדתי בעצמי אוטומציה והטמעת מערכות. במסגרת התפקיד אני אחראית על למעלה מ-60 תלמידים, וזו לא משימה פשוטה.
כשקיבלתי את התמיכה לידי, היו לי שני כלים: האתר של פרוג וטבלת גוגל שיטס. ואם זה נשמע לכם מספיק בהחלט, אז לא, לא באמת… לא הצלחתי לעקוב מי היה ומי לא היה בכל שיעור, מי מגיש שיעורי בית, מי נעלם, ומי הולך לנשור לי בין האצבעות. תמיכה טובה היא לא רק לענות כשפונים! היא לזהות בעיות לפני שהן מתפוצצות.
הקמתי לעצמי מערכת CRM אישית ב-Airtable שמרכזת את כל מה שאני צריכה לדעת על כל תלמיד במקום אחד.
לכל תלמיד יש אצלי כרטיס אישי עם כל הפרטים שלו, כולל קישורים ישירים למערכת ה-CRM של פרוג ולשליחת הודעות פרטיות באתר. לא צריך לחפש! הכל נגיש בלחיצה.
בכל שיעור, כל תלמיד - נוכחות מתועדת. אפשר לראות ברגע מי מתחיל להעלם, עוד לפני שזה הופך לבעיה אמיתית.
כל שיעורי הבית מפורטים בצורה מסודרת: מתי הוגש, האם נתתי פידבק, ומה הדירוג. לא עוד "רגע, הוא בכלל הגיש את זה? לא הגיש כמה שיעורים? טלפון מיידי!
ותודו, כתלמידים, אין דבר מחמם לב יותר מ"היי, לא שכחנו אותך. הכל בסיידר?"
כל שיחה, הודעה או פנייה מתועדת: מתי דיברנו, על מה, ומי יזם. אפשר לראות בדיוק מתי הייתי בקשר עם כל תלמיד ובאילו נושאים.
סטטוסים מסודרים שמאירים לי את העיניים ברגע: מי צריך מעקב, מי מסתדר, מתי הייתה התקשורת האחרונה. לא צריך לזכור כלום בראש! המערכת זוכרת בשבילי.
שדה שמסכם כמה זמן השקעתי בכל תלמיד. ככה אפשר לראות את התמונה הגדולה ולוודא שאף אחד לא נופל בין הכיסאות.
פעם בכמה שבועות אני פונה ל-Omni, סוכן ה-AI המצוין של Airtable, ומבקשת ממנו להפיק דוח מסודר על כל תלמיד. כיוון שכל הנתונים כבר במערכת, לי נשאר רק להעתיק את הדוח ולשלוח במייל למנהלי פרוג. מה שפעם היה לוקח שעות של ריכוז וכתיבה, נהיה עניין של דקות.
תמיכה שהיא לא רק תגובתית אלא יוזמת. אני יכולה לפלטר במהירות אילו תלמידים מתקשים, אילו מצטיינים, ומה מצב כל הקבוצה. תלמידים לא נושרים לי בשקט – אני רואה את הסימנים מראש ופונה אליהם לפני שזה מאוחר מדי. וכשמנהלים שואלים "מה המצב?" יש לי תשובות מבוססות נתונים ולא תחושות בטן.
חוי היא תומכת מוכשרת ומצטיינת, מאז שנכנסה לתפקיד, קורס אוטומציות זינק קדימה הן באיכות והן בכמות!
